出力の形を固定する書き方

• 形が揃っていないと、後で整える手間が出る
• 要素の数で指定すると安定する
• 見本を1つ渡すのが最も確実

同じ作業を繰り返すとき、出力の形が毎回違って困った。固定した方法を書く。

形がばらついて困った点

決めていなかったときの状態を書く。

• 項目の数が毎回違う
• 並び順が変わる
• 後で整える手間が出る

3つ目が無駄だ。整える時間のほうが長くなる。

要素の数で指定する

最も効いたのは、数の指定だった。

• 項目をいくつにするか書く
• 各項目を何行にするか書く
• 字数では指定しない

3つ目を避けている。字数は守られないことが多い。

字数が守られない

字数を指定して、分かったことがある。

• 「300字で」は、幅が出る
• 「3文で」は、守られる
• 数えられる単位で指定する

3つ目が原則だ。文や項目の数は、数えられる。

見本を渡す

最も確実なのは、見本を渡すことだった。

• 求める形のものを1つ渡す
• 「この形で」と添える
• 内容は真似しないよう書く

3つ目を添える。形だけ真似してほしいと書く。

見本の作り方

見本は、自分で1つ作っている。

• 最初の1回は、自分で書く
• それを見本として使い回す
• 形が変わったら、見本も直す

2つ目が効率的だ。1回書けば、以後は見本として使える。

項目の名前を決める

項目名も指定している。

• 使う名前を、こちらが決めて渡す
• 言い換えないよう書く
• 増やさないよう書く

2つ目が必要だ。意味は同じでも、名前が変わると揃わない。

並び順を決める

順番も指定している。

• 項目の順番を書く
• 何を基準に並べるか書く
• 指定しないと、毎回変わる

3つ目が実際に起きる。同じ指示でも、順番が変わる。

記号を揃える

箇条書きの記号なども指定している。

• どの記号を使うか決める
• 番号を使うか、使わないか決める
• 混ぜないよう書く

3つ目を書く。記号が混ざると、形が崩れる。

余計なものを入れさせない

形を崩す要素も、消している。

• 前置きを入れないよう書く
• 最後の補足を入れないよう書く
• 指定した項目以外は出さないよう書く

3つ目が効く。親切な補足が、形を崩す。

前置きを消す

前置きは、毎回入ってくる。

• 「以下のとおりです」などが入る
• 「前置きは不要」と書くと消える
• 消すと、そのまま使える

3つ目が目的だ。前置きがあると、毎回削ることになる。

そのまま使える形にする

形を固定する目的は、ここにある。

• 手を加えずに使える形にする
• 整える作業を減らす
• 繰り返す作業ほど、効果が大きい

3つ目が実感だ。1回なら手で直せるが、繰り返すと負担になる。

形の指定を部品で持つ

よく使う指定は、部品にしている。

• 形の指定だけ、別に書いておく
• 内容の指示と組み合わせる
• 用途が変わっても、形の部品は使える

3つ目が利点だ。形の指定は、内容に依存しない。

守られない場合

それでも崩れる場合がある。

• 内容が長いとき
• やりとりが長く続いたとき
• 指定が多すぎるとき

2つ目が多い。長いやりとりでは、最初の指定が薄れる。

崩れたときの対応

崩れたら、やりとりを区切っている。

• いまの状態を書き出す
• 形の指定を付けて、新しく始める
• 同じやりとりで直そうとしない

3つ目が早い。崩れた後に直させても、また崩れる。

記録を残す

うまくいった指定は、残している。

• 指定の文をそのまま保存する
• どの用途で使ったか書く
• 次も同じ指定を使う

3つ目が目的だ。毎回考え直さない。

形を決める前にやること

固定する前に、何に使うか決めている。

• 出力をどこに貼るか
• 貼った先で、どの形が都合がよいか
• そこから逆算して、形を決める

3つ目が順番だ。使う場所に合わせないと、結局整え直すことになる。

まとめ

• 字数ではなく、文や項目の数で指定する
• 見本を1つ渡すのが最も確実
• 項目名と並び順も、こちらが決めて渡す
• 前置きと補足を消すと、そのまま使える形になる
• 崩れたら、やりとりを区切って新しく始める