長くなった指示を、短くした記録

• 指示を足すほど、守られる割合が下がる
• 重なっている指定を削ると、通りがよくなる
• 長さより、指定の数を減らす

うまくいかないたびに指示を足していたら、長くなって守られなくなった。削った記録を書く。

足し続けた結果

最初は、問題が出るたびに1行足していた。

• 守られない指定が出てくる
• 強調を足す
• さらに守られなくなる

3つ目が起きた。足すほど、全体が薄くなっていた。

数えてみた

どれくらいあるか、指定の数を数えた。

• 20を超えていた
• 似た内容が複数あった
• 矛盾しているものもあった

3つ目が原因だった。「詳しく」と「短く」が両方入っていた。

矛盾を消す

最初に、矛盾した指定を消した。

• 長さの指定を1つにする
• 詳しさの指定を1つにする
• どちらを優先するか決める

3つ目を書いた。両方求めると、どちらも中途半端になる。

重なりを統合する

似た指定も、1つにまとめた。

• 「一般論を書かない」「当たり前のことは書かない」を1つに
• 「短く」「簡潔に」を1つに
• 表現が違うだけのものを探す

3つ目の作業で、かなり減った。言い換えただけの指定が多かった。

効果を確認していない指定

次に、効果が不明なものを外した。

• いつ足したか覚えていないもの
• 外して差が出るか、試す
• 差が無ければ、戻さない

2つ目をやった。外してみないと、効いているか分からない。

外しても変わらなかったもの

実際に外して、差が無かったものを書く。

• 役割の指定
• 年数や権威付けの形容
• 強調の繰り返し

どれも判断の材料になっていない。語調が変わるだけだった。

残した指定

外すと差が出たものは、残した。

• 誰が読むか
• 避けること
• 出力の形
• 迷ったときの既定

この4種類だけ残った。どれも、こちらの情報を渡す類のものだ。

削った後の変化

短くしたら、通りがよくなった。

• 指定が守られる割合が上がった
• 出力が安定した
• 直す回数が減った

1つ目が意外だった。指定を減らしたのに、守られるようになった。

なぜ減らすと通るのか

理由は確かめていないが、傾向はある。

• 指定が多いと、優先順位が分からない
• どれを守るか、相手が選ぶことになる
• 少なければ、選ぶ余地が無い

3つ目が効いているのだと思う。数が少ないほど、全部守れる。

優先順位を書く

どうしても多くなる場合は、順位を書いている。

• 「守る順番は上から」と添える
• 重要なものを上に置く
• 下のほうは、守られなくてもよいものにする

3つ目の前提で書く。全部守られる前提にしない。

分けて頼む

指定が多い場合は、工程を分けている。

• 1回目は、形だけ指定する
• 2回目で、内容の指定を出す
• 一度に全部渡さない

3つ目に落ち着いた。短い指示を数回のほうが、長い指示1回より通る。

足したくなったとき

また足したくなる場面がある。

• 守られなかったとき
• 足す前に、既存の指定と重なっていないか見る
• 重なっているなら、書き方を変える

3つ目を先にやる。同じ内容を2回書いても、守られない。

書き方を変える

足す代わりに、表現を変えている。

• 「長くしないで」→「3文で」
• 「専門用語を避けて」→「中学生に説明する言葉で」
• 否定より、具体的な指定にする

3つ目が効く。何をするか書くほうが、通りやすい。

上限を決めた

今後増えないよう、上限も決めた。

• 指定は8つまで
• 超えるなら、どれかを外す
• 外せないなら、工程を分ける

2つ目が歯止めになる。足すには、何かを外す。

定期的に見直す

見直しの周期も決めた。

• 月に1度、使っている指示を見る
• 効果を確認していないものを外す
• 重なりを統合する

1つ目を習慣にした。放っておくと、また増える。

記録を残す

外した指定も、記録に残している。

• 何を外したか
• 外して差が出たか
• また足すかどうかの判断材料にする

2つ目が大事だ。差が無かったと分かっていれば、再度足さない。

短くした後の形

いまの指示の形を書いておく。

• 前提 — 3行
• 避けること — 3行
• 出力の形 — 2行

合わせて8行ほどだ。これで、以前の20行より安定している。

まとめ

• 指定を足すほど、守られる割合が下がる
• 矛盾と、言い換えただけの重なりを先に消す
• 外して差が出ないものは、戻さない
• 上限を決めて、足すときは何かを外す
• 長い指示1回より、短い指示を数回に分ける