同じ内容を、相手に合わせて書き分けるときの頼み方

• 相手によって、必要な情報量が違う
• 調子だけでなく、入れる内容も変える
• 元になる内容を1つ作り、そこから展開する

同じ内容を、複数の相手に伝えることがある。毎回書くのは手間なので、展開する形にした。

相手によって違う点

同じ内容でも、相手によって変える部分がある。

• 前提の説明量
• 専門用語を使うかどうか
• 結論までの距離
• 依頼の形か、報告の形か

3つ目が最も差が出る。相手によっては、結論だけで足りる。

元になる内容を作る

まず、情報を全部含んだものを作る。

• 伝えたいことを箇条書きにする
• 背景、現状、提案、依頼を分けて書く
• 相手は想定しない

3つ目が要点だ。最初から相手を想定すると、別の相手に使えない。

展開する

元の内容から、相手ごとに作る。

次の内容を、以下の相手向けに書き直してください。

【元の内容】（箇条書き）

【相手】
- 立場：（役割）
- 前提知識：（どこまで知っているか）
- 必要なこと：（判断か、作業か、把握か）

必要な情報だけ残し、不要なものは落としてください。

最後の1行が重要だ。全部入れると、長くて読まれない。

相手の必要に合わせる

相手が何を必要としているかで、内容が決まる。

• 判断する人 — 選択肢と、判断材料
• 作業する人 — 手順と、完了の条件
• 把握するだけの人 — 結論と、影響

3つ目には、経緯を書かなくてよい。知りたいのは結果だけだ。

落とす判断

何を落とすかは、こちらで決めている。

• 相手が判断に使わない情報は落とす
• 知らなくても困らない経緯は落とす
• 落としたことで誤解されないか確認する

3つ目に注意している。省略すると、意味が変わることがある。

書き分けない選択

相手ごとに分けず、1つで済ませることもある。

• 内容が短く、誰が読んでも分かる場合
• 関係者全員が同じ情報を持つべき場合
• 分ける手間が、効果を上回る場合

3つ目の判断が要る。2人に送るだけなら、分ける手間のほうが大きい。5人以上で、立場がはっきり違う場合に分けるという目安にしている。それ以下なら、最も知識が少ない人に合わせて1つ書く。

共通部分は固定する

相手が変わっても、変えない部分がある。

• 事実。数字や日付
• 結論
• 依頼の内容

2つ目を変えると、相手によって違うことを言っていることになる。

確認する項目

展開した後、照合している。

• 事実が変わっていないか
• 結論が同じか
• 落とした情報で、誤解が生じないか

1つ目が最も重要だ。書き直す過程で、数字が変わることがある。

定型にする

よく送る相手の型は、保存している。

• 相手の立場と前提知識
• 必要とする情報の種類
• 調子の指定

毎回書かずに済むので、展開が数十秒で終わる。

複数人に同時に送る場合

同じメールを複数人に送るときは、別の配慮が要る。

• 最も知識が少ない人に合わせる
• 知っている人には、飛ばせる目印を付ける
• 個別の依頼は、名前を明記する

3つ目を書かないと、誰もやらない。全員宛ての依頼は、全員が「他の人がやる」と思う。誰が何をするかを、名指しで書くのが最も確実だった。展開して個別に送るか、名指しで書くかのどちらかを選んでいる。

展開しすぎない

相手ごとに分けるのが、常に正しいわけでもない。

• 関係者が全員同じ情報を持つべき場合がある
• 分けると、情報の非対称が生まれる
• 後から「聞いていない」という問題が起きる

3つ目を経験してから、慎重になった。読みやすさのために削った情報が、後で必要になることがある。削るか、全員に同じものを送るかは、内容の性質で判断する。

自分で読み返す

展開したものは、必ず自分で読んでいる。

• 相手に送るものとして、違和感がないか
• 調子が合っているか
• 自分の言葉として、おかしくないか

3つ目を基準にしている。自分が言わない言い回しは、直す。

まとめ

• 相手によって、調子だけでなく入れる内容も変わる
• 相手を想定しない元の内容を、先に作る
• 判断する人・作業する人・把握する人で、必要な情報が違う
• 事実と結論は、相手が変わっても固定する
• 展開後は、数字が変わっていないか照合する