表にまとめてもらうときの指定

• 項目を先に指定する
• 空欄は空欄のままにさせる
• 根拠の列を入れる

情報を整理するとき、表にまとめてもらうことが多い。指定の仕方を書く。

表が向く場面

表にすると分かりやすいのは、この種類だ。

• 複数のものを、同じ項目で比べる
• 条件と結果の対応
• 散らばった情報を集める

3つ目でよく使う。複数の場所にある情報を、1つにまとめる。

項目を先に指定する

任せると、項目がずれる。

• 列の名前を、自分で決めて渡す
• 順番も指定する
• 増やさないよう書く

3つ目を添えている。任せると、項目が増えて比べづらくなる。

項目の数

いくつにするかも決めている。

• 4つか5つまでにする
• 超えると、スマホで読めない
• 多い場合は、表を分ける

2つ目が実務的な理由だ。横に広い表は、縮むと読めない。

空欄を埋めさせない

最も重要な指定だ。

• 「情報が無ければ、空欄のままで」
• 「推測で埋めないで」
• 書かないと、それらしい内容が入る

3つ目が起きる。表は形が整うので、埋まっていると正しく見える。

根拠の列を入れる

確認できるよう、列を1つ足している。

• どこから取った情報か
• 元の文の引用
• 根拠が無ければ、空欄

3つ目で判断できる。根拠が無い行は、確認が必要だと分かる。

確認する順番

出てきた表は、順番に確認している。

• 根拠の列が空の行を見る
• 数値が入っている行を見る
• 元の情報と照らす

2つ目を必ず見る。数値は、それらしく入っていても根拠が無いことがある。

数値の扱い

数値が入る表は、特に注意している。

• すべて元の情報で確認する
• 単位も確認する
• 確認できないものは、消す

2つ目を見落としやすい。単位が揃っていないと、比べられない。

行の数を指定する

行についても、指定している。

• 対象を自分で挙げて渡す
• 増やさないよう書く
• 該当が無ければ、行を作らない

3つ目が必要だ。行を埋めるために、関係ないものが入る。

並び順を指定する

並べ方も決めている。

• 何を基準に並べるか書く
• 指定しないと、順番が毎回変わる
• 比べるときは、順番が固定されていないと困る

3つ目が理由だ。同じ表を作り直すと、順番が変わってしまう。

次の内容を表にしてください。

列：（左から）名称 / 料金 / 対応している形式 / 出典
並び順：料金の安い順
空欄の扱い：元の文章に書かれていない項目は「記載なし」と書く。推測で埋めないこと
行数：元の文章に出てくるものだけ。追加しないこと

長さを揃える

各欄の書き方も指定している。

• 1欄につき1行で書く
• 長い説明は入れない
• 詳細は表の外に書く

2つ目が効く。欄が長いと、表の形が崩れる。

記事に載せる場合

記事に表を載せるときの注意も書く。

• 項目は4つまでにする
• スマホで確認する
• 横に流れる形になっていないか見る

2つ目を必ずやる。画面の幅で、読めるかどうかが変わる。

表にしないほうがよい場合

表に向かない内容もある。

• 項目が揃っていないもの
• 説明が長くなるもの
• 順番がある手順

1つ目が判断の基準だ。項目が揃っていないと、空欄ばかりになる。

箇条書きとの使い分け

箇条書きで足りる場合も多い。

• 項目が1つなら、箇条書き
• 2つ以上の項目で比べるなら、表
• 手順なら、番号付きの箇条書き

1つ目が多い。比べる項目が1つなら、表にする必要が無い。

自分で作り直す

出てきた表は、そのまま使わないことが多い。

• 項目を整える
• 確認できない行を消す
• 並び順を直す

2つ目が作業の中心になる。消す作業が、確認そのものになる。

表を作ってよかった場面

役に立った使い方も書く。

• 複数の条件を比べるとき
• 散らばった情報を集めるとき
• 抜けを見つけるとき

3つ目が効く。表にすると、空欄として抜けが見える。

作り直すときのために

同じ表を後から作り直す場面もある。

• 使った指定を、そのまま記録しておく
• 列の名前と並び順を残す
• 同じ指定なら、同じ形の表が出る

3つ目が目的だ。指定を残さないと、前と違う形になる。

まとめ

• 列の名前と順番を、自分で決めて渡す
• 項目は4つか5つまで。超えるとスマホで読めない
• 空欄は空欄のままにさせる。推測で埋めさせない
• 根拠の列を入れると、確認が必要な行が分かる
• 項目が揃っていない内容は、表に向かない