長い文書を読ませるときの渡し方

• 全部渡すと、目立つ箇所だけ扱われる
• 分けて渡すと、具体的な指摘が返る
• 何を知りたいか、先に書く

長い文書を渡して要約や確認を頼むことがある。渡し方で結果が変わった。

全部渡して困った点

最初は、丸ごと渡していた。

• 要約が表面的になる
• 重要な箇所が落ちる
• 指摘が、目立つ部分に偏る

3つ目が問題だ。こちらが知りたい箇所が、扱われない。

何を知りたいか先に書く

渡す前に、目的を1行書くようにした。

• 「この条件に該当する箇所を探して」
• 「料金に関する記述を抜き出して」
• 「要約して」とは言わない

3つ目を避けている。目的が無いと、何を残すか判断できない。

分けて渡す

長い場合は、区切って渡している。

• 章ごとに渡す
• 1回ごとに、同じ観点で聞く
• 結果を自分でまとめる

3つ目は自分でやる。まとめも任せると、また浅くなる。

区切る位置

どこで区切るかも考えている。

• 内容のまとまりで区切る
• 長さで機械的に切らない
• 切れ目で文脈が途切れないようにする

2つ目を避ける。途中で切ると、前後が分からない。

前提を添える

分けて渡すときは、前提も毎回添える。

• 何の文書か
• 何章目か
• 何を探しているか

3つ目を繰り返す。渡すたびに書かないと、目的がずれる。

該当箇所を引用させる

答えには、元の文を引用させている。

• 「該当する文をそのまま引用して」
• 引用が無い指摘は、確認できない
• 引用を元の文書で確認する

3つ目が必要だ。引用自体が正しいか、確認する。

無い場合は無いと言わせる

該当が無い場合の扱いも指定する。

• 「該当が無ければ、無いと答えて」
• 書かないと、近い内容で埋められる
• 無いと分かるのも、情報になる

2つ目が起きる。無いとは答えにくいので、それらしい内容が返る。

用語を揃える

探すときの言葉も指定している。

• 文書内で使われている言葉で聞く
• 自分の言い方に置き換えない
• 言い換えがある場合は、両方書く

3つ目が効く。同じ内容が別の言葉で書かれていることがある。

表にまとめさせる

複数箇所を集めるときは、表にしている。

• 項目を先に指定する
• 該当箇所と、引用を並べる
• 空欄は、空欄のままにさせる

3つ目を指定する。埋めさせると、無い情報が入る。

自分で読む箇所

任せない箇所も決めている。

• 判断が必要な条項
• 金額が書かれている箇所
• 期限が書かれている箇所

どれも間違うと影響が大きい。探すのは頼んでも、読むのは自分でやる。

探すために使う

いまの使い方は、探す用途が中心だ。

• どこに書いてあるか探す
• 該当箇所を自分で読む
• 判断は自分でする

この形が安定している。読む範囲を絞るために使う。

要約を使う場面

要約が役に立つ場面もある。

• 読むかどうかを判断するとき
• 全体の構成を知りたいとき
• 内容を信じる用途には使わない

3つ目が前提だ。要約は、読む前の下見として使う。

長さの確認

渡す前に、長さも見ている。

• 一度に渡す量を決めておく
• 超える場合は、分ける
• 分けた回数を記録する

3つ目で、全部渡したか確認できる。

渡してはいけないもの

渡さないと決めているものもある。

• 人の個人情報が入った文書
• 他社から受け取った資料
• 条件を確認していない内容

2つ目は、自分の判断で渡せない。相手の了解が必要になる。

記録を残す

調べた結果は、記録に残している。

• 何を探したか
• どこに書いてあったか
• 該当が無かった項目

3つ目を残す。無いと確認したことも、情報として使える。

一度に頼む量

渡す量の上限も、やってみて決めた。

• 章1つか、見出し3つ分まで
• 超えると、指摘が浅くなる
• 分けた回数を数えて、全部渡したか確認する

2つ目が実感だ。量が多いと、目立つ箇所だけ扱われる。

まとめ

• 全部渡すと、目立つ箇所だけ扱われる
• 何を探しているか、先に1行で書く
• 内容のまとまりで区切り、前提を毎回添える
• 該当箇所は引用させ、元の文書で確認する
• 探すのは頼んでも、読んで判断するのは自分でやる