半年使って、効くと確認できた書き方だけ並べる

• 検証して、効果を確認できたものだけ
• どれも、こちらの情報を渡す類のもの
• 相手の癖に依存するものは、入れていない

半年の間に試した書き方のうち、検証して効果を確認できたものを並べる。

1. 前提を書く

最も効果が大きかった。

• 誰が読むか
• 何のために使うか
• どれくらいの長さか

この3行があるかないかで、返ってくるものが変わる。書かなければ、一般的な答えになる。

2. 避けることを書く

やってほしいことと同時に、避けることも書く。

• 「一般論は書かない」
• 「根拠のない断定はしない」
• 「前置きは不要」

3つ目で、出力が短くなる。削る対象を指定すると、最初から入らない。

3. 迷ったときの既定を渡す

判断の余地を埋めると、結果がぶれない。

• 「迷ったら具体例を入れる」
• 「断定できないことは、確認が必要と書く」
• 「分からない場合は、分からないと答える」

3つ目を明示しないと、知らないことでも形としては答えが返る。

4. 出力の形を指定する

字数より、形で指定するほうが安定する。

• 見出しの数
• 各項目の文の数
• 入れる要素の種類

3つ目が最も効く。要素の数が、そのまま分量を決める。

5. 範囲を区切る

触ってよい範囲を明示する。

• 「この部分だけ直して」
• 「他のファイルは触らない」
• 「既存の名前は変えない」

変える場所より、変えない場所を書くほうが確実だった。

6. 工程に分ける

複数のことを同時に頼まない。

• 番号で工程を示す
• 「まず工程1だけ」と明示する
• 各工程の後で、確認する

2つ目が無いと、全部まとめて実行される。

7. 根拠を求める

事実を含む内容では、必ず添えている。

• 「根拠を示してください」
• 「示せないものは要確認と書いて」
• 「根拠が無ければ、書かなくてよい」

3つ目で、無理に埋めなくなる。

8. 否定ではなく代替を示す

「〜しないで」より、「代わりにこうして」が通る。

• 「専門用語を使わないで」→「中学生に説明する言葉で」
• 「長くしないで」→「3文で」

ただし範囲や形式の否定は、そのままでも効いた。

9. 材料を先に渡す

指示だけでなく、材料を添える。

• 手元の記録や、実際の数値を貼る
• 過去に書いたものを例として渡す
• 材料が無いなら、推測と明記させる

1つ目の効果が大きい。材料があると、一般論にならない。

10. 書き直しを前提にする

一度で終わらせようとしない。

• 最初は、骨組みだけ出させる
• 骨組みを直してから、中身を書かせる
• 長い指示を1回より、短い指示を数回

3つ目に落ち着いた。指示を長くしても、守られる割合は上がらない。

効かなかったもの

検証して、差が出なかったものも書いておく。

• 役割の指定
• 年数や権威付けの形容
• 強調の繰り返し

どれも判断の材料になっていない。言葉遣いは変わるが、内容は変わらなかった。

11. 1回で終わらせようとしない

最初の出力を、そのまま使わない。

• 出てきたものを読んで、足りない点を伝える
• 2回目で、形が合ってくる
• 3回を超えたら、指示を作り直す

3つ目が目安だ。同じ指示を繰り返しても、近づかないことがある。

12. 使い回す形にする

効いた指示は、残して再利用している。

• 効いた書き方を、1つのファイルに貯める
• 用途ごとに、組み合わせて使う
• 効かなくなったものは、消す

3つ目も必要だ。貯める一方だと、どれを使うか分からなくなる。

検証の仕方

効果を確認した方法も書いておく。

• 同じ材料で、指示だけ変えて比べる
• 3回ずつ試して、毎回同じ傾向が出るか見る
• 差が分からなければ、効いていないと判断する

3つ目の基準が要る。効いていると思い込むと、検証にならない。

まとめ

• 効くのは、こちらの情報を渡す類の書き方
• 前提・避けること・迷ったときの既定の3つが基本
• 字数ではなく、要素の数で分量が決まる
• 変えない場所を書くほうが、確実に守られる
• 役割の指定や権威付けは、差が出なかった