よく使う指示文を定型にしたら、作業の始め方が変わった

• 毎回書き直していると、質がその日の気分で変わる
• 同じ依頼を3回したら、定型にする
• 7つに収まった。増やすと選ぶのに迷う

同じような指示を毎回打ち直していた。書くたびに少しずつ違うので、結果もばらつく。定型にまとめてから、作業の入り口が安定した。

定型にする基準

何でも定型にすると管理が増える。基準を決めた。

• 同じ依頼を3回以上した
• 前提の説明が毎回同じ
• 出力の形が決まっている

1つ目が分かりやすい。3回目を打っているときに「また書いている」と気づくので、その場で保存する。

実際に作った7つ

半年運用して、この数に落ち着いた。

• 記事の見出しを出させる
• 材料から本文を組み立てさせる
• 文章の重複と冗長を指摘させる
• 長い資料から該当箇所を探させる
• 議事録の形にまとめさせる
• コードの修正を、範囲を区切って頼む
• 案を切り口別に出させる

これ以上増やそうとしたが、選ぶのに迷う時間が増えたので戻した。

定型の構成

どれも同じ構成にしている。揃っていると、使い回しと修正が楽になる。

【前提】
- 読者：
- 媒体：
- 避ける：

【依頼】
（やってほしいこと）

【形式】
（出力の形）

【迷ったとき】
（判断の既定）

最後の項目が効く。判断の余地を埋めておくと、結果がぶれない。

どこに置くか

保存先は、ツールの外にしている。

• テキストファイル1つにまとめる
• 見出しで区切り、検索できるようにする
• どのツールでも使える形で書く

3つ目が重要だった。ツールの機能で保存すると、乗り換えたときに取り出せない。手元に置けば、何にでも貼れる。

育て方

一度作って終わりにせず、使うたびに手を入れている。

• うまくいかなかったら、その場で1行足す
• 使わない項目が出てきたら削る
• 月に1度、全体を読み返す

1つ目を習慣にすると、失敗が蓄積ではなく改善になる。同じ失敗を2回しなくなった。

変更の記録

大きく変えたときは、日付と理由を1行添えている。後から「なぜこう書いたのか」が分かる。

定型を使い始めて変わったこと

一番の変化は、作業の入り口で迷わなくなったことだった。

• 何から書くか考える時間が消えた
• その日の調子に結果が左右されなくなった
• うまくいかなかったとき、どこが悪いか切り分けられる

3つ目が効く。定型のどの部分を変えたかが分かるので、原因が指示にあるのか、材料にあるのか判断できる。毎回違う書き方だと、何が効いたのか分からないまま終わる。

結果の比較ができる

同じ定型を使っていれば、先月の出力と今月の出力を比べられる。ツールを変えたときの差も見える。基準が固定されていることの副次的な利点だった。

使い分けの入口

7つあると、どれを使うか迷いそうだが、作業で決まる。

• 記事を書く日 — 見出し用と本文用
• 人と会った日 — 議事録用
• 調べ物の日 — 資料検索用

作業と定型が1対1に近いので、迷わない。作業の種類より定型が多いと迷うというのが、増やしすぎの判断基準になった。

定型にしないもの

決まった形にしないほうがよいものもある。

• 案出し。固定すると発想の幅が狭まる
• 相談。考えがまとまっていない段階のやり取り
• 一度きりの依頼

1つ目は意図的に崩している。整った指示を出すほど、整った凡庸な答えが返る。

人に渡せる形にする

周囲から聞かれることが増えたので、渡せる形に整えた。

• 自分の環境に依存する記述を外す
• 何のための定型かを、冒頭に1行書く
• 書き換える箇所を、記号で示す

3つ目があると、渡された側が迷わない。どこを自分用に直すのかが見えていれば、そのまま使える。

まとめ

• 同じ依頼を3回したら定型にする
• 前提・依頼・形式・迷ったときの4部構成で揃える
• 保存はツールの外。乗り換えても使える形で
• 7つに収まった。作業の種類より多いと迷う
• 案出しと相談は、あえて定型にしない