複雑な作業を頼むとき、工程に分けて指示する書き方

• 複数のことを同時に頼むと、どれかが雑になる
• 工程を番号で示し、順に実行させる
• 工程の間で止めると、途中で軌道修正できる

「この資料を要約して、課題を抽出して、対策も挙げて」と一度に頼むと、どれかが薄くなる。分けて頼むようになった経緯を書く。

同時に頼むと何が起きるか

3つのことを同時に頼むと、こうなった。

• 最初の指示が最も丁寧に処理される
• 後ろほど簡素になる
• 全体の分量に収めようとして、各項目が浅くなる

3つ目が本質的だ。1回の出力に収めようとする限り、項目が増えれば1項目あたりは薄くなる。

番号で工程を示す

こう書くと、順に処理されるようになった。

次の順で進めてください。
各工程が終わったら、いったん止まってください。

工程1：資料から、事実だけを箇条書きで抜き出す
工程2：工程1をもとに、課題を挙げる
工程3：工程2の各課題に、対策を挙げる

まず工程1だけ実行してください。

最後の1行が無いと、全部まとめて実行される。どこまでやるかを明示する必要がある。

止めると何が良いか

工程ごとに止めると、途中で直せる。

• 工程1がずれていれば、そこで修正できる
• ずれたまま進むと、後の工程が全部無駄になる
• 各工程の分量を、こちらで指定できる

2つ目の損が大きい。前提がずれたまま3工程分やると、全部やり直しになる。

工程の分け方

どう分けるかに慣れが要る。基準にしているのはこれだ。

• 入力と出力が、はっきり分かれる単位で切る
• 1工程で1種類の作業にする
• 工程の成果物を、次の工程の入力にする

2つ目を守ると自然に分かれる。「抽出」と「評価」は別の作業なので、同じ工程に入れない。

分けすぎない

細かく分けすぎると、やり取りが増えて疲れる。3〜4工程に収まるよう組んでいる。

工程の間に確認を入れる

止まったときに、ただ次へ進めるのではなく確認している。

• 工程1の出力に、抜けがないか自分で見る
• ずれていたら、工程1だけやり直す
• 合っていたら「問題ありません。工程2へ」と伝える

2つ目で済むのが分割の利点だった。やり直す範囲が1工程で収まる。一度に全部やらせていた頃は、1か所のずれで全体をやり直していた。

途中の成果物を残す

各工程の出力は、手元に控えている。

• 後の工程でずれたとき、どこまで戻るか決められる
• 別の方向を試すとき、途中から分岐できる
• 同じ作業を次にやるとき、工程1を使い回せる

2つ目が便利だった。工程2から別の切り口で進めることができる。最初からやり直す必要がない。

前の工程を参照させる

工程を分けると、前の内容を忘れることがある。参照の仕方を決めた。

• 前の工程の出力を、次の工程でもう一度貼る
• 「工程1の結果」と明示して渡す
• 長い場合は、必要な部分だけ切り出す

1つ目は冗長に見えるが、確実だった。会話の中にあるから覚えている、とは限らない。貼り直す手間は小さく、取り違えを防げる。

向かない場合

工程に分けないほうがよい作業もある。

• 短い作業。分けると手間のほうが大きい
• 全体を見ながら組み立てる作業。文章の執筆など
• 探索的な作業。何が出るか分からない段階

2つ目は注意が要る。段落ごとに分けて書かせると、全体のつながりが崩れる。文章は見出しで分けるまでにとどめている。

工程を定型にする

同じ流れを繰り返すなら、工程ごと保存している。

• 資料を扱う流れ
• 記事を書く流れ
• 比較検討する流れ

毎回工程を考えるのは手間なので、型として持っておく。作業の種類ごとに工程の型が決まれば、考えるのは中身だけになる。

まとめ

• 同時に複数頼むと、後ろほど簡素になる
• 番号で工程を示し、「まず工程1だけ」と明示する
• 工程ごとに止めると、ずれたまま進まない
• 1工程に1種類の作業。抽出と評価は分ける
• 文章の執筆は、段落単位に分けない