1回で完璧を狙うのをやめたら、結果的に速く終わるようになった

• 作り込んだ指示ほど、外れたときの損が大きい
• 短く投げて方向を見てから、詳しくする
• 往復は増えるが、合計の時間は短い

指示を丁寧に書くほど良い結果になると思い、毎回長い文章を書いていた。短く投げる形に変えてから、作業が速くなった。

作り込む問題

長い指示を1回で投げると、こうなった。

• 書くのに時間がかかる
• 外れたとき、どこが悪かったか分からない
• 全部書き直すことになる

2つ目が最も損だった。条件を10個書いて外れると、どれが効いていないか特定できない。

短く投げる

いまは、最小限から始める。

• やってほしいことだけ、1〜2行で書く
• 返ってきたものを見る
• ずれている点だけ、条件として足す

3つ目が要点だ。必要な条件は、外れてから分かる。先回りして書く条件の多くは、書かなくても守られている。

最初の1回で見るもの

最初の出力は、完成度ではなく方向を見ている。

• 想定していた種類のものか
• 深さは合っているか
• 欠けているものは何か

この3点が分かれば、次に何を足すか決まる。最初から完成を期待しない。

足す順番

条件を足すとき、順番を決めている。

• 方向のずれを直す。最も影響が大きい
• 深さを調整する
• 形式を整える

3つ目を先にやると無駄になる。方向が違うものを整形しても、捨てることになる。

往復の回数

実際に数えると、こうなった。

• 作り込む方式 — 1回で済むこともあるが、外れると3〜4往復
• 短く始める方式 — 3〜4往復で安定
• 1回あたりの時間は、短く始めるほうが圧倒的に短い

3つ目が決め手だった。往復の回数より、1回あたりの重さが効く。

途中で方向を変える

短く始めると、途中で方針を変えやすい。

• 最初の出力を見て、別の切り口を思いつくことがある
• 作り込んでいると、書いた条件に縛られる
• 捨てる量が少ないので、変えやすい

2つ目は心理的な問題だ。手間をかけた指示ほど、捨てにくくなる。

定型と使い分ける

短く始めるのが常に良いわけではない。

• 初めての作業 — 短く始める
• 何度もやる作業 — 定型を使う
• 定型は、短く始めて固まったものから作る

3つ目が自然な流れだった。最初から定型を作ろうとすると、何が必要か分からない。

やり直しの判断

往復を重ねても近づかないときがある。切り上げる基準を決めた。

• 3往復して方向が合わなければ、最初から投げ直す
• 同じ指摘を2回しても直らなければ、別の会話で始める
• 条件を足すほど悪くなるなら、足しすぎている

3つ目に心当たりがあった。条件が増えると、どれを優先するか判断が入る。足した条件が、既に守られていた条件を押しのけることがある。この状態になったら、一度全部外して短い指示から組み直すほうが速い。

記録の取り方

往復の過程で、何が効いたかを残している。

• どの条件を足したら、何が変わったか
• 効かなかった条件も記録する
• 3回同じ条件を足したら、定型に昇格させる

2つ目が後で効く。効かない条件を書き続けるのは、指示を長くするだけだ。

方向が合っているか早く見る

最初の出力を全部読まなくても、方向は判断できる。

• 見出しだけ読む。構成が合っているか分かる
• 最初の段落だけ読む。深さが分かる
• 合っていなければ、そこで止めて指示を直す

3つ目を習慣にしてから、読む時間が減った。外れている出力を最後まで読んでも、得るものはない。「見出しだけ先に出して」と頼めば、さらに速く判断できる。本文を待たずに方向だけ確認できるので、外れたときの損が最小になる。

長い指示が要る場面

例外もある。

• 一度きりで、やり直しが効かない作業
• 条件が厳密に決まっている作業
• 他の人に渡す指示

3つ目は丁寧に書く必要がある。渡された側は、往復して調整できない。

まとめ

• 作り込んだ指示は、外れたとき何が悪いか特定できない
• 1〜2行で始めて、ずれた点だけ条件を足す
• 最初の出力は、完成度ではなく方向を見る
• 方向→深さ→形式の順で直す
• 定型は、短く始めて固まったものから作る