人に教える資料を作るとき、まず自分の理解を確認する

• 教える資料を作ると、理解の穴が見つかる
• 説明できない箇所は、自分も分かっていない
• 穴を埋めてから、資料を作る

人に教える資料を作る機会があった。作る過程で、自分の理解が足りない部分が見つかった。

資料を作る前に

いきなり資料を作らず、まず確認している。

（テーマ）について、初めての人に教えます。

- 説明すべき項目を、順に挙げてください
- それぞれ、なぜ必要かも書いてください
- 資料そのものは、まだ作らないでください

出てきた項目で、自分が説明できないものを探す。

説明できない項目

実際に、いくつか出てきた。

• 使っているが、仕組みを知らないもの
• なんとなくやっているが、理由を説明できないもの
• 人から聞いた通りにやっているもの

3つ目が多かった。正しいかどうか、自分で確かめていない。

穴を埋める

説明できない項目は、先に調べている。

• 公式の説明書を読む
• 実際に試して確かめる
• それでも分からなければ、資料に含めない

3つ目の判断もする。分からないことを教えるのは、害になる。

順番を決める

項目が揃ったら、教える順番を決める。

• 前提が少ないものから
• すぐ試せるものを先に
• 理屈は、後からでよい

2つ目が重要だ。最初に動くものを触らせると、続く。

絞る

全部教えようとすると、受け取れない。

• 最初に伝えるのは3つまで
• それができてから、次を伝える
• 知っていることを全部話さない

3つ目が難しい。知っていると、関連することまで話したくなる。

資料の形

渡す資料の形も決めている。

• 1枚に収める
• 手順と、確認方法を書く
• 詰まったときの連絡先を書く

1つ目が条件だ。長い資料は読まれない。

教える前に自分で通す

資料を作ったら、自分で手順どおりにやってみる。

• 書いたとおりに進められるか
• 抜けている操作が無いか
• 所要時間が、見積もりと合うか

3つ目がよくずれる。自分なら5分の作業が、初めての人には20分かかる。慣れた人の所要時間を、そのまま伝えると相手が焦る。初めての人の時間で見積もるようにした。

一緒にやる

資料を渡すだけでは、使われなかった。

• 最初の1回を、横で一緒にやる
• その人の実際の作業を使う
• 結果を直すところまでやる

3つ目が定着を左右する。1回で満足な結果が出ないと、そこで終わる。

質問を資料に反映

教えた後に出た質問は、資料に足している。

• 同じ質問が2回来たら、書いていないということ
• 該当する箇所に追記する
• 資料が実態に合っていく

3つ目が運用の形だ。最初から完璧な資料は作れない。

相手の前提を聞く

資料を作る前に、相手のことを聞くようにした。

• どこまで知っているか
• 何のために覚えたいか
• どれくらい時間を使えるか

3つ目が内容を左右する。30分しか取れない人に、全体を教えても残らない。使える時間に収まる範囲まで、内容を絞る。足りなければ、2回目を設ければよい。

覚えなくてよいことを伝える

教える内容と同じくらい、教えないことも伝えている。

• いまは覚えなくてよい機能
• 後で必要になったら調べればよいこと
• 調べ方だけ伝える

3つ目が有効だ。全部を覚えてもらう必要は無く、必要になったときに自分で調べられる状態が目標になる。この線引きを示すと、相手の負担感が下がる。

教えて分かったこと

教える側として、気づいたことがある。

• 自分が詰まった箇所は、相手も詰まる
• 自分が飛ばした説明を、相手は飛ばせない
• 説明できない部分が、自分の理解の限界

3つ目が最も有用だった。教える準備が、自分の学習になる。

まとめ

• 資料を作る前に、説明すべき項目を洗い出す
• 説明できない項目は、自分も分かっていない
• 分からないことは、資料に含めない
• 最初に伝えるのは3つまで
• 資料を渡すだけでなく、最初の1回を一緒にやる