5か月で、指示の書き方がどう変わったか

• 長くなり、そして短くなった
• 残ったのは、前提と判断の既定
• 効かない条件を捨てる作業が、最も効いた

最初に書いていた指示文と、いまのものを比べた。経緯を記録する。

最初の指示

使い始めた頃は、短かった。

• 「〜について書いて」の一文
• 条件は書かない
• 返ってきたものを、そのまま使おうとする

3つ目が問題だった。一般的な内容しか返らない。

長くなった時期

次に、どんどん長くなった。

• 外れるたびに、条件を1つ足す
• 半年で、十数行になった
• 効いているか確認していない

3つ目が積み重なった。足した条件を、見直したことがなかった。

短くした時期

一度、全部外して試した。

• 条件を1つずつ外して、結果を比べる
• 外しても変わらない条件が、半分以上あった
• 5行まで減らした

2つ目が驚きだった。効いていると思っていた条件が、効いていなかった。

残った条件

いま残っているのは、この種類だ。

• 読者の想定
• 媒体と長さ
• 避けること
• 迷ったときの既定

4つ目が最も効いている。判断の余地を埋めると、結果がぶれない。

消えた条件

効かないと分かって消したものを挙げる。

• 役割の指定。言葉遣いしか変わらない
• 権威付けの形容。「経験豊富な」など
• 強調の繰り返し。「必ず」「絶対に」

3つ目が無駄だった。強調しても、守られる率は変わらなかった。

形が変わった

書き方の形も変わった。

• 文章で書いていたのが、箇条書きになった
• 項目ごとに分かれていると、見直しやすい
• どの条件が効いているか、検証しやすい

3つ目が運用に効く。文章だと、1つだけ外すのが難しい。

書き方の型

いま使っている形を、そのまま書いておく。

• 前提を4行。読者・媒体・長さ・避けること
• 依頼の本体を1〜2行
• 迷ったときの既定を1行

合計6行前後に収まる。前提より依頼が短いのは、前提が固定で依頼が毎回変わるからだ。前提は呼び出すだけなので、実際に打つのは2〜3行で済む。打つ量としては、使い始めた頃とほぼ同じになった。

定型にした

固まった部分は、定型として保存している。

• 3種類。記事用、調べ物用、文書用
• 短い文字列で呼び出せる
• 変わる部分は、毎回打つ

3つ目の分け方で、少し違う用途にも使える。

長さの推移

実際の行数を記録していたので、推移が分かる。

• 最初 — 1行
• 3か月目 — 十数行
• いま — 5行

山があって、下がった形になっている。増える時期は、何が効くか分からず足し続けていた。減らせたのは、検証する手段を持ってからだ。検証しなければ、いまも十数行のままだったと思う。

これから変わりそうな部分

まだ固まっていない部分もある。

• 長い作業の進め方
• 複数の工程をまたぐ指示
• 人に渡す形

3つ目が課題だ。自分用の指示を、そのまま人に渡すと伝わらない。

検証の方法

効いているか確かめる方法も、固まってきた。

• 条件を1つ外して、同じ依頼を出す
• 2つの結果を並べて読む
• 差が分からなければ、その条件は外す

3つ目の判断は、思い切りが要る。書いた条件には愛着があり、効いていると思いたくなる。差が分からないものは、効いていないと見なすと決めてから、指示が短くなった。

他の人の指示を見て

公開されている指示を見ることもあるが、そのままは使わない。

• 作業が違えば、効く条件も違う
• 意図を理解してから、自分の文脈に置き換える
• 検証してから採用する

3つ目を飛ばすと、効かない条件が増えるだけだ。実際、評判の良い書き方を取り入れて、自分の作業では差が出なかったことが何度かある。

5か月で分かったこと

最も大きい発見を1つ挙げる。

条件を足すより、効かない条件を捨てる作業のほうが効果が大きかった。足すのは簡単だが、捨てるには検証が要る。その検証をやらないと、指示は長くなる一方だった。

まとめ

• 短い → 長い → 短い、と変化した
• 外しても結果が変わらない条件が、半分以上あった
• 残ったのは、前提と判断の既定
• 箇条書きで書くと、1つずつ検証できる
• 足すより、効かない条件を捨てるほうが効果が大きい