メールの下書きに使うとき、そのまま送らないための工夫

• 整った文面は、他人行儀になりやすい
• 要点だけ作らせて、文面は自分で整える
• 相手との関係によって、調子を変える

メールの下書きを頼むと、整った文面が返る。そのまま送って、よそよそしいと言われたことがある。使い方を変えた記録を書く。

そのまま送った結果

返ってきた文面には、特徴があった。

• 定型的な挨拶が入っている
• 丁寧すぎて、距離を感じる
• 要点が、前後の文に埋もれる

3つ目が実害だ。何を伝えたいのか、読む側が探すことになる。

要点だけ作らせる

いまは、文面ではなく要点を頼んでいる。

次の内容を相手に伝えます。
（伝えたいこと）

- 伝えるべき要点を、箇条書きで
- 抜けている情報があれば指摘
- 文面は書かないでください

3つ目が要点だ。文面を書かせると、自分の言葉でなくなる。

抜けの指摘が効く

最も役に立つのが、抜けの指摘だった。

• 期限を書いていない
• 誰が何をするか、書いていない
• 相手が判断するための情報が足りない

3つ目がよくある。自分には自明な前提が、相手には無い。

関係で調子を変える

相手との関係によって、文面の調子は変わる。

• 初めての相手 — 丁寧に、前提から書く
• いつもの相手 — 簡潔に、要点だけ
• 社内 — さらに簡潔に

この判断は、相手を知っているこちらにしかできない。

長いメールを短くする

逆に、自分が書いた長い文面を短くするのには使える。

次のメールを短くしてください。

- 要点は落とさない
- 言い回しは変えてよい
- 挨拶や前置きは削ってよい
- 丁寧さの水準は保つ

4つ目を書かないと、短くなる代わりにそっけなくなる。

確認に使う

送る前の確認にも使っている。

• 誤解される箇所がないか
• 依頼の内容が明確か
• 期限と担当が書かれているか

1つ目が有用だ。自分では分かりやすいつもりの文が、別の意味に取れることがある。

署名と定型の整理

メールの手間を減らすため、文面以外も整理した。

• 署名を用途別に2種類用意する
• よく使う案内文を、定型として保存する
• 依頼のときの形を決めておく

3つ目が効いた。依頼のメールは、背景・依頼内容・期限・確認方法の4つで構成される。形が決まっていれば、埋めるだけで書ける。毎回構成から考えていた頃より、書く時間が半分以下になった。

使わない場面

任せないと決めた場面もある。

• 謝罪や、関係が難しい相手への連絡
• 条件の交渉
• 感情が関わる内容

1つ目は特にそうだ。定型的な謝罪文は、かえって印象が悪い。

定型文との使い分け

毎回同じ内容なら、定型文を用意するほうが速い。

• よく送る種類は、自分の文面を保存しておく
• 変える部分だけ書き換える
• 毎回頼むより速い

3つ目が実感だ。同じ依頼を3回したら、定型にするのはここでも同じ。

返信に使う

自分が書くときより、返信のほうが役に立った。

• 長いメールの要点を、先に整理させる
• 何を聞かれているか、箇条書きにする
• 答え漏れが無いか確認する

3つ目が実用的だった。長い文面には質問が複数埋まっていて、1つ見落とすと再度やり取りが発生する。聞かれていることを一覧にしてから書くと、漏れが無くなる。整理するのは機械的な作業なので、任せても判断は手放さない。

急ぎのときほど使う

時間が無いときこそ、要点の整理が効いた。

• 急いで書くと、要点が抜ける
• 整理に30秒かけるほうが、やり取りが減る
• 結果として、全体の時間は短い

急いでいると、確認の工程を飛ばしたくなる。しかし抜けのあるメールは、必ず返ってくる。返ってきてから答えるほうが、トータルでは遅い。この順番を理解してから、急ぎのときほど整理するようになった。

情報の扱い

メールには、固有名詞が多く含まれる。

• 相手の名前や社名を入れない
• 置き換えて渡す
• 要点だけ頼むなら、そもそも入れなくて済む

3つ目が利点でもある。要点を頼む形なら、情報を渡す必要が少ない。

まとめ

• 整った文面は、他人行儀になりやすい
• 文面ではなく、要点と抜けの指摘を頼む
• 相手との関係による調子の調整は、自分でやる
• 短くするときは「丁寧さの水準は保つ」と添える
• 謝罪や交渉は、自分の言葉で書く