作業の記録を取り始めて、半年で変わったこと

• 記録は、見返すためだけのものではない
• 書く過程で、作業が整理される
• 続けるには、短く書けることが条件

作業の記録を半年続けた。見返すために始めたが、取ること自体に効果があった。

書く過程での効果

見返す前に、書く時点で変化があった。

• 何をしたか言葉にすると、整理される
• うまくいかなかった理由を、考えることになる
• 次に何をするか、自然に決まる

3つ目が日々の効果だ。書き終えると、次の行動が決まっている。

書く項目

4つだけ決めてある。

• やったこと
• かかった時間
• うまくいかなかった点
• 次にやること

3つ目を必ず書くようにした。うまくいった記録だけでは、改善につながらない。

短く書く

続けるために、量を制限している。

• 1件につき3行まで
• 文章にしない。箇条書きで
• 書式を整えない

3つ目を許したのが、続いた理由だ。整えるのは後からできる。

書くタイミング

いつ書くかも決めた。

• 作業が終わった直後
• 後でまとめて書こうとしない
• 書けなかった日は、飛ばす

2つ目を試して失敗した。夜にまとめて書こうとすると、思い出せない。

見返す仕組み

溜めるだけでは使われないので、見る日を決めた。

• 週に1度、1週間分を整理する
• 月に1度、4週分を見る
• 半年に1度、全体を振り返る

期間によって、見える傾向が違う。週では日々の問題、月では偏り、半年では変化が見える。

半年で見えたこと

振り返って分かったことを挙げる。

• 予定していなかった作業が、時間の多くを占めている
• 同じ種類の中断が、毎週起きていた
• 先延ばしにしている作業が、ずっと残っている

3つ目に対処した。3週続けて出てきたら、やるか捨てるか決めるようにした。

記録が材料になる

予想していなかった効果もあった。

• 記事の材料として使える
• 人に相談するときの資料になる
• 見積もりの精度が上がる

3つ目が実務に効く。過去の実績があると、見積もりが推測でなくなる。

記録の置き場所

どこに置くかも、続けるための条件だった。

• 1手で開ける場所
• 1つのファイルに追記する形
• 検索できる形式

2つ目が重要だ。ファイルを増やすと、どこに書いたか分からなくなる。

他の人の記録を見て

書き方を変えたきっかけもあった。

• 結果だけを書いている記録は、参考にならない
• 途中の判断が書いてある記録は、読める
• 自分の記録にも、判断を書くようにした

3つ目を取り入れた。なぜそうしたか書いてあると、後から読んで使える。

記録と記事の違い

記録をそのまま記事にはできない。

• 記録は、自分だけが分かればよい
• 記事は、前提を知らない人にも伝わる必要がある
• 記録は材料で、記事にするには作り直しが要る

3つ目を理解してから、記録が気楽になった。読まれる前提で書かなくてよい。

やめようと思った時期

続けるのが面倒になった時期もある。

• 書く項目を減らした
• 書けない日を許した
• 完璧にやろうとするのをやめた

3つ目が転機だった。毎日書こうとすると、1日飛ばした時点でやめてしまう。

記録を見返す場所

振り返るときの環境も決めた。

• 作業用の画面ではなく、別の場所で読む
• 直したくなっても、その場では直さない
• 気づいたことを、別に書き出す

2つ目を決めると、振り返りが終わる。読みながら直し始めると、振り返りにならない。

半年続けて分かった前提

最後に、続けるための条件を整理しておく。

• 目的は、見返すことではなく、書く過程にある
• だから、見返さない週があってもよい
• 書けない日があっても、やめなければ続く

2つ目を許したのが大きい。見返す義務があると、書くことまで止まる。溜めておけば、必要になったときに読める。

まとめ

• 見返す前に、書く過程で整理される
• うまくいかなかった点を、必ず書く
• 3行まで。書式は整えない
• 作業の直後に書く。後でまとめない
• 書けない日を許すと、続く