週の振り返りに使うようになって、記録が活きるようになった

• 記録は、取るだけでは使われない
• 週に1度まとめると、傾向が見える
• 次の週にやることが、そこから決まる

作業の記録を取る習慣はあったが、見返していなかった。週に1度まとめる形にしてから、記録が使われるようになった。

やっていること

週末に、15分ほどかけている。

• 1週間分の記録を渡す
• 何に時間を使ったか、整理させる
• 繰り返し出てくる問題を挙げさせる
• それを見て、次の週にやることを決める

3つ目が最も価値がある。同じ問題に何度も当たっていることに、自分では気づかない。

頼み方

こう渡している。

次は今週の作業記録です。
（記録を貼る）

- 時間を使った作業を、多い順に3つ
- 繰り返し出てきた問題を、3つ
- 来週に向けた提案は不要です

事実の整理だけお願いします。

最後の1行が重要だ。提案を求めると、一般的な助言が返る。

提案を求めない理由

最初は提案も求めていたが、やめた。

• 一般的な内容になりやすい
• 自分の状況を知らないので、的外れ
• 整理された事実があれば、自分で決められる

3つ目が本質だ。必要なのは整理であって、判断ではない。

見えてきたこと

続けて、気づいたことがある。

• 予定していなかった作業に、多くの時間を使っている
• 同じ種類の中断が、毎週起きている
• 先延ばしにしている作業が、ずっと残っている

3つ目が放置されていた。毎週記録に出てくるのに、着手していない。

先延ばしへの対処

毎週出てくる作業は、こう扱うことにした。

• 3週続けて出てきたら、やるか捨てるか決める
• やるなら、具体的な日に入れる
• 捨てるなら、記録から消す

3つ目を許したのが効いた。やらないと決めたものを、残しておく必要は無い。

月単位でも見る

週の記録を溜めて、月単位でも見ている。

• 4週分をまとめて渡す
• 週では見えない傾向が出る
• 季節や時期による変動が分かる

2つ目の例として、月末に作業が集中していたことが分かった。

記録の質が上がった

見返す前提になると、書き方も変わった。

• 後から読んで分かる形で書く
• 時間を書く。使った量が分かる
• 困った点を必ず書く

3つ目を習慣にしてから、振り返りで拾える問題が増えた。

記録の分量

渡す記録の量にも、適切な範囲があった。

• 1週間分なら、ちょうど扱える
• 多すぎると、細かい傾向が埋もれる
• 少なすぎると、傾向が見えない

2つ目を経験した。1か月分を一度に渡したとき、大きな話しか出てこなかった。週単位の繰り返しは、週単位で見ないと見えない。期間を変えると、見える問題の種類も変わる。両方やる価値がある。

他の人と共有する

整理した結果を、人に見せることもある。

• 何に時間を使っているか、説明しやすい
• 困っている点が、整理されている
• 相談の材料として、そのまま使える

3つ目が効率を上げた。整理されていない状態で相談すると、状況の説明に時間を使う。週の振り返りが、そのまま相談の資料になる。

続ける工夫

週の振り返りも、続かないと意味が無い。

• 曜日と時間を決める
• 15分で終える。長くしない
• できなかった週は、飛ばす

3つ目を許している。完璧にやろうとすると、途切れた時点でやめてしまう。

振り返りで決めること

整理した後、必ず1つだけ決めるようにしている。

• 来週、何を変えるか1つ
• 複数決めると、どれも実行されない
• 小さくてよい。続く形にする

2つ目を何度か経験した。改善点が3つ見つかると、全部やろうとして結局何もやらない。1つに絞ると、確実に実行される。4か月で16回分の小さな変更が積み上がった。

やらなかった週

飛ばした週の影響も見た。

• 2週分まとめて見ても、大きな問題は無い
• ただし、記録が多いと整理の精度が落ちる
• 3週以上は溜めないようにしている

3つ目が目安だ。量が多すぎると、細かい傾向が埋もれる。

まとめ

• 記録は、取るだけでは使われない
• 週に1度、15分で整理する
• 提案は求めず、事実の整理だけ頼む
• 3週続けて出てくる作業は、やるか捨てるか決める
• 見返す前提になると、記録の書き方も変わる