仕事でAIを使うとき、入力してよい情報の線を決めた

• 入力した内容がどう扱われるかは、設定で変わる
• 迷ったら入れない。置き換えれば足りることが多い
• 基準を紙に書いておくと、その場で迷わない

資料をそのまま貼って要約させることが増えたとき、一度立ち止まった。どこまで入れてよいか、基準を決めた記録を書く。2026年4月時点の考え方で、各サービスの条件は変わるため、使う前に確認してほしい。

まず設定を確認する

入力した内容の扱いは、設定で変えられることが多い。

• 学習に使われるかどうかの設定があるか
• やり取りの記録が保存される期間
• 業務用の契約では、条件が違う場合がある

1つ目は切り替えられることが多いが、既定で有効になっている場合がある。使い始めに確認するようにした。

入れないと決めたもの

設定に関わらず、入れないものを決めた。

• 人の名前、連絡先、住所
• 取引先の社名が分かる資料
• 契約の金額や条件
• パスワードや認証の情報

4つ目は当然だが、設定ファイルを貼るときに混ざることがある。貼る前に該当箇所を消す習慣をつけた。

置き換えれば足りる

入れずに済ませる方法がある。

• 社名を「A社」に置き換える
• 金額を桁だけ合わせた別の数字にする
• 人名を「担当者」にする

要約や文章の整形なら、これで結果は変わらない。固有の情報が無くても成立する作業が大半だった。

置き換えの手間

最初は面倒に感じたが、数回やると慣れた。置き換える箇所は、たいてい数個しかない。

判断に迷うもの

白黒つかないものもある。その場合の基準を決めた。

• 公開されている情報か。公式サイトに載っているなら問題ない
• 漏れたとき、誰が困るか。自分だけなら許容する
• 相手に説明できるか。「貼りました」と言えない内容は入れない

3つ目が実用的な基準だった。説明できないことはやらない、という単純な線で判断がつく。

作業の種類で分ける

一律に禁止すると使えなくなるので、作業ごとに線を引いた。

• そのまま入れてよい — 公開情報の要約、一般的な文章の推敲
• 置き換えて入れる — 自社の資料、やり取りの下書き
• 入れない — 顧客の情報が含まれるもの、契約の内容

2つ目を用意したのが実用的だった。禁止と許可の二択にすると、多くの作業が禁止側に寄って使われなくなる。置き換えという中間があることで、日常の作業はほぼ通せる。

社内で使う場合

自分以外も使うなら、個人の判断に任せない。

• 入れてよい情報の範囲を、文書にする
• 使うサービスを限定する
• 迷ったら聞く先を決めておく

3つ目が無いと、各自が判断して基準がばらつく。迷った人が止まれる場所を作っておく。

相手の情報を扱う場合

自分の情報と、預かっている情報は別に考えている。

• 自分の判断で入れてよいのは、自分の情報だけ
• 預かったものは、相手の許可が要る
• 許可を取れないなら、置き換えるか使わない

2つ目を基準にすると、迷いが減った。自分が許容できるかではなく、相手が許容するかで考える。相手に聞けない状況なら、聞かなくても済む形に加工する。

記録の削除

入れてしまった後の対応も確認しておいた。

• やり取りを削除する手順
• 削除しても、一定期間は残る場合がある
• 学習に使われた場合、取り消せるとは限らない

3つ目があるので、入れる前に判断するしかない。後から消せると考えないほうがよい。

基準を手元に置く

覚えていても、作業中は判断が甘くなる。短い一覧を作った。

• 入れてよいもの、入れないものを各4項目
• 迷ったときの3つの問い
• 置き換えの例

1枚に収まる量にしている。長い規定は読まれない。

まとめ

• 入力の扱いは設定で変わる。既定で有効な場合がある
• 人名・取引先・金額・認証情報は入れない
• 置き換えれば、結果は変わらないことが多い
• 「相手に説明できるか」で判断すると線が引ける
• 入れた後から取り消せるとは限らない