作業の見積もりを相談すると、抜けに気づけた

• 自分の見積もりは、必ず楽観的になる
• 工程を挙げさせると、抜けが見つかる
• 時間の数字は参考にならない。工程の列挙に使う

作業の見積もりを出すとき、毎回実際より短く見積もっていた。確認に使うようになってから、漏れが減った。

見積もりが外れる理由

振り返ると、外れ方に傾向があった。

• 主要な作業だけ数えて、準備と確認を忘れる
• うまくいった場合だけを想定する
• やったことがある作業を、短く見積もる

1つ目が最も多い。作る時間だけ数えて、調べる時間と直す時間を入れていない。

工程を挙げさせる

こう聞くようにした。

次の作業をします。
（作業の内容）

必要な工程をすべて挙げてください。
準備と確認も含めてください。
時間の見積もりは不要です。

3つ目を書くのが要点だ。時間の数字は当てにならないが、工程の列挙は役に立つ。

自分の案と比べる

先に自分で工程を書いてから、比べている。

• 自分の案を先に書く。引きずられないため
• 出てきた工程と並べる
• 自分に無かったものを確認する

1つ目の順番が重要だ。先に見ると、それが正解に見えてしまう。

よく抜けていた工程

比べて見つかった、自分が忘れがちな工程を書く。

• 控えを取る
• 関係者への連絡
• 動作の確認
• 記録を残す

どれも主要な作業の前後にある。本題だけ考えていると落ちる。

うまくいかない場合を聞く

工程と別に、こちらも聞いている。

この作業で、うまくいかない可能性があるのは
どこですか。3つ挙げてください。
それぞれ、どう対処すればよいかも。

見積もりが外れる原因の多くは、ここにある。想定外ではなく、想定していなかっただけのことが多い。

時間は自分で入れる

工程が出揃ったら、時間は自分で付けている。

• 工程ごとに、自分の経験から時間を入れる
• やったことがない工程は、多めに取る
• 合計に、2割ほど余裕を足す

3つ目を習慣にしてから、外れる幅が小さくなった。個々は正確でも、合計すると足りない。

人に伝えるときの形

見積もりを人に伝えるとき、形を決めた。

• 工程と、それぞれの時間を並べる
• 前提を書く。「〜の場合」
• 増える可能性がある箇所を示す

3つ目を書いておくと、延びたときに説明しやすい。

短く見積もる心理

なぜ短く見積もるのか、自分なりに考えた。

• 早く終わると言ったほうが、相手に喜ばれる
• 長いと言うと、能力が低いと思われそうに感じる
• うまくいった場合を基準に考えてしまう

1つ目と2つ目は、見積もりの精度とは無関係な動機だ。しかし確実に影響していた。短く言って遅れるほうが、最初から正確に言うより信頼を失うと気づいてから、この心理を意識して外すようにした。工程を機械的に洗い出すのは、この心理を挟まないための手段でもある。

実績と比べる

終わった後、見積もりと実績を比べている。

• どの工程がずれたか記録する
• ずれの傾向を見る
• 次の見積もりに反映する

2つ目で分かったことがある。確認の工程が、いつも2倍かかっていた。

見積もりを人に伝える時期

いつ伝えるかでも、受け取られ方が変わった。

• 工程を洗い出してから伝える。その場で答えない
• 「いまは分からないので、明日までに出します」と言う
• 急いで答えた見積もりは、必ず外れる

3つ目を何度もやった。その場で聞かれると、答えなければと思って概算を言ってしまう。それが約束として扱われる。見積もりは成果物であって、会話の中で生まれるものではない。一晩置くと伝えられるようになってから、外れる幅が小さくなった。

向かない場合

この方法が効かない作業もある。

• やってみないと分からない調査
• 相手の反応に左右されるもの
• 前例が無い作業

3つ目は、見積もりではなく、期限を区切る形にしている。「3日やって進まなければ方針を変える」のような決め方だ。

まとめ

• 自分の見積もりは、準備と確認が抜けて楽観的になる
• 工程を挙げさせ、自分の案と比べる
• 自分の案を先に書く。後だと引きずられる
• 時間の数字は当てにしない。工程の列挙に使う
• 合計に2割の余裕を足すと、外れ幅が減る