打ち合わせの記録をAIにまとめさせるとき、録音より先に用意したもの

• 文字起こしをそのまま渡しても、話の流れが並ぶだけ
• 先に「何を拾うか」の枠を渡すと、議事録になる
• 人の名前と専門用語は、先に一覧で渡しておく

打ち合わせを録音して文字起こしし、要約させれば議事録ができると思っていた。実際には、読み返す価値のないものが出てくる。使える形にするために変えた点を書く。

そのまま渡すと何が出るか

文字起こしを渡して「議事録にして」と頼むと、こうなった。

• 話した順に、内容が要約されて並ぶ
• 雑談と本題が同じ重さで扱われる
• 決まったことが、流れの中に埋もれる

読み返しても、何が決まったのか探すことになる。短くはなったが、使いやすくはなっていない。

枠を先に渡す

出力の形を指定してから渡すと、議事録らしくなった。

次の形式でまとめてください。

【決まったこと】
（箇条書き。決まっていないことは書かない）

【持ち帰り】
（誰が、何を、いつまでに）

【保留】
（結論が出なかった論点）

【その他】
（上に入らないが記録しておくべきこと）

該当が無い項目は「なし」と書いてください。

「なし」と書かせるのが要点だった。項目を空にすると、無理に埋めようとする。

名前と用語を先に渡す

文字起こしは、固有名詞をよく間違える。先に一覧を渡すと直った。

• 出席者の名前。読み方が難しいものは特に
• 社名、製品名
• その場で使われる略語

3つ目が効く。社内でしか通じない略語は、文字起こしで崩れる。先に対応表を渡せば、正しく置き換えられる。

対応表の作り方

一度作れば使い回せる。定例の打ち合わせなら、同じ一覧を毎回貼るだけで済む。

録音の前にやること

議事録の質は、録音の質に左右される。会議の前にやるようになったことがある。

• 議題を先に文章にしておく。これが枠になる
• 録音する旨を伝える。当然だが忘れやすい
• 端末を話者の中心に置く。端に置くと遠い人が拾えない

1つ目が最も効いた。議題があれば、その見出しごとにまとめさせられる。話の順番ではなく、議題の順番で整理できる。

確認する箇所

出てきた議事録は、そのまま配らない。見る箇所を決めている。

• 決まったことが、本当に決まったか。言い切りが強すぎないか
• 日付と数字。文字起こしで最も崩れる
• 誰の発言か。取り違えがある

3つ目は実害が出る。発言者を間違えた議事録は、配ってから訂正することになる。人数が多い会議では特に注意している。

長い会議は分けて渡す

2時間の文字起こしを一度に渡すと、後半が雑になる。

• 議題ごとに区切って渡す
• それぞれをまとめさせる
• 最後に全体を並べて、重複だけ整理する

手間は増えるが、各議題の扱いが揃う。長いものを一度に処理させないという原則は、ここでも同じだった。

文字起こしの精度を上げる

元の文字起こしが崩れていると、何を渡しても良くならない。先にできることがある。

• 話し始めに名乗る。誰の発言か分かる
• 重要な数字は、口頭で2回言う
• 画面共有で見せた資料名を、声に出す

2つ目は会議の進行に関わるが、効果が大きい。数字は一度しか出ないと、崩れたまま気づかれない。言い直す習慣があるだけで、議事録の信頼度が変わる。

録音できない場合

相手の了解が得られないこともある。その場合は、会議中に箇条書きだけ取り、終わった直後に整形を頼む形にしている。記憶が新しいうちなら、断片からでも組み立てられる。

任せない部分

便利だが、こちらでやると決めた部分がある。

• 決定事項の文言。後で根拠になるので、自分の言葉で書く
• 相手の意図の解釈。言い回しが変わると意味が変わる
• 公開する範囲の判断。記録に残すべきでない発言もある

3つ目を見落とすと困る。その場限りの発言まで記録に残るので、配る前に読んで落としている。

配る形も変えた

議事録の使われ方を見て、形を整えた。

• 決まったことを冒頭に置く。読まれるのはここだけ
• 持ち帰りは、担当者ごとにまとめる
• 詳細は下に置く。必要な人だけ読めばよい

2つ目を変えてから、確認漏れが減った。議題ごとに並べると、自分の担当を探すことになる。

まとめ

• 文字起こしをそのまま渡しても、話の流れが並ぶだけ
• 出力の枠を先に渡し、該当なしは「なし」と書かせる
• 名前・社名・略語の対応表を先に渡すと崩れない
• 議題を事前に文章にしておくと、整理の軸になる
• 決定事項の文言と、記録に残す範囲は自分で判断する