人に説明する文章を作るとき、AIに一度読ませてから渡している

• 書いた本人には、伝わらない箇所が見えない
• 相手の立場を指定して読ませると、詰まる箇所が出る
• 直すかどうかは自分で決める

手順の説明や、作業の依頼を文章で渡すことが多い。渡した後に質問が来ることが続いたので、渡す前に確認する手順を作った。

質問が来る箇所

来た質問を分類すると、偏っていた。

• 前提が書かれていない。何のための作業か
• 順番が分からない。同時にやるのか、順にやるのか
• 完了の条件が曖昧。どうなったら終わりか
• 例外の扱い。うまくいかなかったらどうするか

3つ目が最も多かった。終わりが分からないと、どこまでやるか判断できない。

読ませる前の準備

相手の情報を伝えてから読ませている。

次の文章を、以下の人の立場で読んでください。

- この作業は初めて
- 関連する用語は知らない
- 文章だけを頼りに作業する

読みながら、分からなかった箇所を挙げてください。
文章の修正案は不要です。

3つ目の条件が重要だ。口頭で補足できない前提にすると、曖昧な箇所が出てくる。

出てくる指摘

よく挙がるのは、この種類だった。

• 指示語が何を指すか分からない
• 専門用語の説明がない
• 手順の間が飛んでいる
• 条件分岐が示されていない

1つ目は自分では気づけない。「それ」「そこ」が何を指すか、書いた本人には自明だ。

直す優先順位

全部直すと長くなるので、順番を決めた。

• 作業が止まるもの — 必ず直す
• 結果が変わるもの — 必ず直す
• 分かりにくいだけ — 余裕があれば

3つ目を全部直そうとすると、説明が冗長になる。読む量が増えるのも、伝わらない原因になる。

完了の条件を書く

指摘を受けて、必ず書くようにしたのがこれだ。

• 何がどうなったら終わりか
• 確認の方法
• うまくいかなかった場合の連絡先

2つ目があると、相手が自分で判断できる。確認方法が書いていないと、必ず聞かれる。

順番を明示する

手順は、番号を振るようにした。

• 箇条書きだと、順番があるか分からない
• 番号があれば、順にやるものだと伝わる
• 順不同なら、その旨を書く

3つ目も書くようにした。どちらでもよいことを明示すると、迷わせない。

短くする工夫

説明が長くなりすぎたときの対処も決めた。

• よくある場合だけ本文に書く
• 例外は、末尾にまとめる
• 詳細は別の文書に分け、リンクする

2つ目が効く。例外を本文に混ぜると、通常の流れが読み取りにくくなる。

図や画面を添える

文章だけでは限界がある場面もある。

• 画面の操作は、写しを添えるほうが速い
• 位置を示すときは、印を付ける
• 文章は、写しの補足として短く書く

3つ目の配分に変えてから、説明が短くなった。以前は文章で位置を説明していたが、「右上の歯車の下」と書くより、印の付いた写しを1枚貼るほうが確実だ。言葉で位置を説明するのは、最も伝わりにくい種類の説明だった。

渡した後の確認

文章を渡した後も、1つだけ聞いている。

• 「分からないところはありましたか」
• 出た質問は、次回の文章に反映する

2つ目を続けると、説明の型が固まってくる。同じ質問が2回来たら、必ず文章に足す。

相手が複数いる場合

同じ文章を複数の人に渡すときは、前提が揃っていない。

• 最も知識が少ない人に合わせる
• 知っている人向けには、冒頭に「既に分かっている方は〇〇へ」と書く
• 用語の説明は、本文に挟まず注釈にする

2つ目を入れると、両方に配慮できる。知っている人に基礎から読ませると、読む気を失わせる。飛ばしてよい場所を明示するだけで、両方の層が使える文書になる。3つ目も同じ考え方で、知らない人だけが注釈を読めばよい形にしている。

自分の理解の確認にもなる

説明が書けないときは、自分が分かっていない。

• 曖昧に書いている箇所は、自分も曖昧
• 指摘された箇所を調べ直すと、理解が深まる
• 説明できるかどうかが、理解の基準になる

3つ目を基準にしている。書けないことは、分かっていない。

まとめ

• 書いた本人には、伝わらない箇所が見えない
• 「口頭で補足できない前提」で読ませると、曖昧な箇所が出る
• 指示語が何を指すかは、自分では気づけない
• 完了の条件と確認方法を必ず書く
• 同じ質問が2回来たら、文章に足す