自動化してよいものと、手でやるべきものの線引き

• 判断が入る作業は、自動にしない
• 確認の手間が増えるなら、意味が無い
• 繰り返し・単純・間違えやすい、の3つが対象

自動化できるものは全部やろうとして、かえって手間が増えた。線を引いた記録を書く。

自動にする基準

3つの条件で判断している。

• 3回以上やる見込みがある
• 手順が決まっていて、判断が入らない
• 手でやると間違えやすい

3つ目が重要だ。時間が短くても、取りこぼしが起きる作業は自動にする価値がある。

自動にしないもの

逆に、手でやると決めたものもある。

• 判断が入る作業
• 1回きりの作業
• 間違えると取り返しがつかない作業

3つ目は、削除する処理が該当する。条件を1つ間違えると、消すつもりのないものまで消える。

失敗した自動化

やって失敗したものを書く。

• 記事の分類を自動にした — 判断が入るので、結局確認が必要
• 画像の選別を自動にした — 基準が曖昧で、使えないものが混ざる
• 確認結果の集計 — 確認そのものが自動にできない

1つ目が典型だ。確認が必要なら、自動にした意味が薄い。

確認の手間を計算に入れる

自動化の効果を測るとき、確認も含めている。

• 手でやる時間
• 自動で動かす時間 + 確認の時間
• 後者が短くなければ、やる意味が無い

3つ目が判断の基準だ。確認に時間がかかる自動化は、むしろ遅い。

半自動という形

完全に自動にせず、途中で止める形もある。

• 機械的な部分だけ自動にする
• 判断が必要な箇所で止める
• 判断して、続きを実行する

この形が、多くの作業に合った。全部自動か、全部手動かの二択にしない。

実際に自動にしたもの

いま動かしているものを挙げる。

• 画像の生成と、記事への割り当て
• 控えを取る処理
• ファイル名の一括変更
• 文字数の確認

どれも判断が入らず、結果が機械的に確認できる。

自動化したものの保守

作って終わりではなく、管理が要る。

• 動かなくなったときに気づける形にする
• 何をしているか、記録に残す
• 使わなくなったら、消す

1つ目が抜けやすい。自動で動くものは、失敗していても気づかない。

気づける形にする

失敗に気づく工夫も入れている。

• 実行した結果を、記録に残す
• 定期的に、記録を確認する
• 失敗したら、通知が来るようにする

2つ目を習慣にした。控えが取れていないことに、半年気づかなかったという話は珍しくない。

人に渡すことも考える

自動化したものを、誰かに渡す場面も出てくる。

• 何を自動でやっているか、書き残す
• 止め方と、戻し方も書く
• 渡せない仕組みは、自分の負担として残る

3つ目が実感だ。自分だけが分かる自動化は、手離れしない。

手でやり続けている作業

自動にできそうでも、手でやっているものがある。

• 記事の内容の確認
• 公開する前の最終確認
• 問い合わせへの返信

どれも判断が入り、間違えると影響が大きい。時間はかかるが、手でやると決めている。

自動化しすぎない

やりすぎると、別の問題が出る。

• 何が動いているか、把握できなくなる
• 問題が起きたとき、原因を特定しづらい
• 管理する対象が増える

3つ目が実感だ。自動化したものも、管理の対象になる。

自動化を始める順番

どれから手をつけるかも、決め方がある。

• 頻度が高いものから
• 間違えると影響が大きいものから
• 作るのが簡単なものから

3つ目から始めるのが現実的だった。小さく作って動かすと、次に進める。

費用も判断に入れる

自動化には、見えにくい費用もある。

• 作る時間
• 維持する手間
• 有料の仕組みを使う場合の料金

2つ目が見落としやすい。作った後も、ずっと面倒を見ることになる。

まとめ

• 繰り返し・判断が入らない・間違えやすい、が対象
• 判断が入る作業は、確認が必要になって意味が薄れる
• 確認の時間を含めて、効果を測る
• 判断が必要な箇所で止める、半自動の形もある
• 自動で動くものは、失敗していても気づかない