複数人で使うとき、決めておいたほうがよかったこと

• 個人で使うのと、複数人で使うのは別の問題
• 入れてよい情報の範囲を、先に決める
• 決めるのは3つだけでよい

自分だけで使っていたものを、他の人も使うようになった。何も決めていなかったので、途中で整理した記録を書く。

起きたこと

各自の判断に任せた結果、こうなった。

• 使うサービスがばらばらになった
• 入れてよい情報の線が、人によって違った
• 出てきたものの扱いが統一されていなかった

2つ目が問題だ。取引先の資料をそのまま入れた人がいた。

決めた3つ

長い規定は読まれないので、3つに絞った。

• 使うサービスを決める
• 入れてよい情報の範囲を決める
• 出てきたものの確認方法を決める

この3つで、起きていた問題のほとんどが収まった。

1. 使うサービスを決める

1つか2つに絞った。

• 利用条件を確認したものだけ使う
• 設定を揃える。学習に使わせない設定など
• 新しいものを使いたい場合は、相談してから

2つ目が重要だ。同じサービスでも、設定で扱いが変わる。

2. 情報の範囲を決める

3段階に分けた。

• そのまま入れてよい — 公開情報、一般的な文章
• 置き換えて入れる — 社内の資料。社名や数字を変える
• 入れない — 顧客の情報、契約の内容、認証情報

2つ目を用意したのが効いた。許可と禁止の二択だと、多くが禁止側に寄って使われなくなる。

3. 確認方法を決める

出てきたものの扱いも決めた。

• そのまま外に出さない
• 数字と固有名詞は、必ず確認する
• 社外に出すものは、もう一人が見る

3つ目は、重要なものだけに適用している。すべてに二重の確認を求めると、使われなくなる。

書き方

規定の形も考えた。

• 1枚に収める
• 禁止だけでなく、やってよいことを書く
• 迷ったときの相談先を書く

3つ目が無いと、各自が判断してしまう。迷った人が止まれる場所を用意する。

共有の仕方

渡し方も工夫した。

• 読んでもらうだけでなく、一度一緒に使う
• 実際の作業で、どこまで入れてよいか示す
• 質問が出たら、規定に追記する

3つ目で、規定が実態に合っていく。同じ質問が2回出たら、書いていないということ。

相談先を決める意味

「迷ったら相談」と書くだけでは機能しなかった。

• 誰に相談するか、名前で書く
• 相談されたら、その場で判断する
• 判断した内容は、規定に追記する

3つ目を続けると、相談が減っていく。同じ判断を2回しなくて済むからだ。相談の窓口は、規定を育てる仕組みでもある。最初の1か月は週に数件の相談があったが、追記を続けた結果、いまはほとんど来ない。判断が規定に溜まっていったということになる。

やりすぎない

最初は細かく決めようとして、やめた。

• 細かい規定は読まれない
• 例外が多すぎて、判断できない
• 結局、使わなくなる

3つ目が最悪の結果だ。使われない規定は、無いのと同じ。

決めなかったこと

決めようとしてやめたこともある。

• どう使うべきかの手順。人によって作業が違う
• 出力の品質基準。測れない
• 使用量の上限。制限する理由が無い

1つ目は最初に書こうとした。しかし作業の進め方は人によって違うので、決めると窮屈になるだけだった。決めるべきは、守らないと問題が起きることだけだ。情報の扱いは問題が起きるが、使い方は起きない。この線引きで、規定が1枚に収まった。

見直す

一度決めて終わりにせず、見直している。

• 3か月に1度、質問が出た箇所を反映する
• 使っていないサービスの記述を消す
• 条件が変わったサービスを確認する

3つ目は忘れやすい。サービス側の条件が変われば、規定も変わる。

まとめ

• 個人で使うのと、複数人で使うのは別の問題
• 決めるのは、サービス・情報の範囲・確認方法の3つ
• 許可と禁止の二択にせず、置き換えという中間を作る
• 迷ったときの相談先を必ず書く
• 細かい規定は読まれず、使われなくなる