メモとAIをつなげたら、書き溜めた記録が使えるようになった

• メモは取っていても、見返さなければ無いのと同じ
• 探せる形にすると、過去の記録が材料になる
• 形式を揃えるだけで、扱いやすさが変わる

作業の記録を取る習慣はあったが、ほとんど見返していなかった。探せる状態にしてから、記事の材料として使えるようになった。

見返さなかった理由

振り返ると、理由ははっきりしていた。

• どこに何を書いたか覚えていない
• 検索しても、言葉が違って引っかからない
• 時系列で並んでいて、探す手がかりがない

2つ目が大きい。書いたときの言葉と、探すときの言葉が違う。

形式を揃える

まず、書き方を決めた。

• 1件につき、日付・分類・内容の3つを書く
• 分類は5つだけにする。迷わない数
• 内容は3行まで。長いと書かなくなる

3つ目が続ける条件だった。丁寧に書こうとすると、書く前にやめる。

探せるようにする

溜まった記録を、まとめて渡して探している。

次は私の作業記録です。
（記録を貼る）

この中から「（探したいこと）」に関係する項目を
挙げてください。
関係が薄いものは挙げないでください。

自分で検索するより拾える。言葉が違っても、内容で判断されるのが利点だ。

記事の材料として使う

最も役に立ったのが、この使い方だった。

• テーマを決めたら、関係する記録を探させる
• 出てきた記録を並べて、材料にする
• 足りない部分だけ、新しく思い出す

以前は記憶から材料を出していたので、書けることが思い出せる範囲に限られていた。

溜める量の目安

多ければよいわけでもなかった。

• 一度に渡せる量に上限がある
• 多すぎると、関係の薄いものまで拾われる
• 期間や分類で絞ってから渡す

3つ目で対処している。直近3か月、特定の分類だけのように絞ると精度が上がる。

書くタイミング

いつ書くかも決めた。

• 作業が終わった直後。覚えているうちに
• うまくいかなかったときは、必ず書く
• 後でまとめて書こうとしない

2つ目を習慣にしてから、記録の質が上がった。失敗の記録が、最も価値のある材料になる。

書く内容

何を書くかも、絞ったほうが続いた。

• やったこと
• かかった時間
• うまくいかなかった点
• 次にやるなら変えること

4つ目が後で効く。記録を読んだ時点で、次の行動が分かる。

続けるための仕掛け

記録は、書くこと自体が面倒になると止まる。手数を減らした。

• 1つのファイルに追記するだけ。新しいファイルを作らない
• 決まった場所に置き、1手で開けるようにする
• 書式を崩してもよいことにする

3つ目を許したのが効いた。形式を揃える話をしておきながら矛盾するようだが、書く段階では崩れていてよく、整えるのは後からでよい。整えるのは任せられる作業なので、自分は書くことだけに集中する。これで記録が途切れなくなった。

整理を任せる

溜まった記録の整理も頼んでいる。

• 似た内容をまとめさせる
• 繰り返し出てくる問題を挙げさせる
• 時系列での変化を見せる

2つ目で気づくことがある。同じ失敗を何度もしていたと、記録を並べて初めて分かる。

分類の決め方

5つに絞るとき、何を軸にするか迷った。

• 作業の種類で分ける — 記事、ツール、サイト、依頼、その他
• 後から探すときの言葉で分ける
• 迷ったら「その他」に入れ、溜まったら分ける

3つ目の運用が効いた。最初から完璧な分類を作ろうとすると、決まらないまま記録を取らなくなる。「その他」を許すと、とりあえず書ける。半年後に「その他」を見直したら、新しい分類が1つ必要だと分かった。使いながら決まっていく形がよかった。

外に置く理由

記録は、特定のサービスの中に置かないようにしている。

• テキストファイルで持つ
• どの道具でも開ける形にする
• サービスが変わっても、記録は残る

3つ目が理由だ。何年分も溜める前提なら、どこに置くかが重要になる。

まとめ

• 見返さないメモは、無いのと同じ
• 日付・分類・内容の3つに揃えると扱いやすい
• 内容は3行まで。長いと書かなくなる
• 期間や分類で絞ってから渡すと、精度が上がる
• 記録はテキストで持つ。サービスの中に閉じ込めない