自分の作業を人に渡せる形にしてみて分かったこと

• 自分の環境に依存した状態になっていた
• 渡せる形にする過程で、無駄が見つかった
• 渡す予定が無くても、整理する価値がある

作業を人に渡すことを想定して、手順をまとめた。その過程で気づいたことを書く。

渡せなかった部分

まとめようとして、問題が見つかった。

• 自分の環境でしか動かない設定がある
• 手順が頭の中にしかない
• 判断の基準が、言語化されていない

3つ目が最も厄介だった。なぜそうするのか、説明できない部分があった。

言語化の過程

基準を言葉にする作業が、最も時間がかかった。

• なんとなくやっていたことを、説明する
• 説明できない部分は、理由を考え直す
• 理由が無いものは、やめる

3つ目で、惰性でやっていた作業が2つ見つかった。

環境への依存

渡せない設定も整理した。

• キーボードの割り当て
• 保存先のパス
• 個人の契約に紐づくもの

3つ目は渡せないので、「ここは各自で用意」と明記した。

手順書の形

渡す形を決めた。

• 前提に、必要な環境と契約を書く
• 手順は、番号付きで
• 判断が必要な箇所は、基準を添える
• 詰まったときの連絡先を書く

3つ目が要点だ。手順どおりに進められない場面で、判断の基準が要る。

定型の整理

指示の定型も、渡せる形にした。

• 自分の環境に依存する記述を外す
• 書き換える箇所を示す
• 何のための定型か、1行書く

3つ目を書いていなかった。自分には自明なので、書く必要を感じていなかった。

渡す予定が無くても

渡す相手がいなくても、整理する価値があった。

• 無駄な作業が見つかる
• 判断の基準がはっきりする
• 半年後の自分が、迷わない

3つ目が実利だ。半年後の自分は、他人と同じ。

渡せない前提に気づく

整理して、渡せない部分もはっきりした。

• 自分の判断に依存する作業
• 経験からくる見当
• 相手との関係に依存するもの

2つ目は手順にできない。どこが怪しいか当たりを付ける能力は、言語化しきれなかった。渡せる部分と渡せない部分を分けること自体が、成果だった。渡せない部分は、一緒にやりながら伝えるしかない。

整理して減ったもの

まとめる過程で、やめた作業がある。

• 理由が説明できない工程
• 以前の問題への対処で、いまは不要なもの
• 効果を確認していない作業

2つ目が多かった。過去の問題が解決した後も、対処だけ残っていた。

残す判断

逆に、説明できなくても残したものもある。

• やめると何が起きるか、分からないもの
• 安全に関わる可能性があるもの
• 確認に時間がかかるもの

1つ目は、理由が分からないなら、理由があると考えるという原則に従った。

渡す相手で変わる部分

誰に渡すかで、必要な説明量が変わる。

• 同じ分野の人 — 手順だけで足りる
• 別の分野の人 — 前提から書く
• 将来の自分 — 判断の理由が重要

3つ目を基準に書いている。将来の自分は、手順は思い出せても判断の理由は忘れる。理由を残しておけば、状況が変わったときに判断し直せる。手順だけ残すと、変えてよいか分からなくなる。

実際に渡してみる

完成したと思っても、渡すと問題が出る。

• 自明だと思っていた操作が、伝わらない
• 用語の説明が足りない
• 途中で止まる箇所がある

3つ目を見つけるには、実際にやってもらうしかない。読んで「分かりました」と言われても、やってみると止まる。1回だけ横で見ると、問題のある箇所がすべて分かる。

まとめた後の運用

作った手順書は、更新を続けている。

• 手順が変わったら、その場で直す
• 質問が来たら、追記する
• 3か月に1度、全体を読み返す

1つ目を守らないと、すぐに実態と合わなくなる。

まとめ

• 自分の環境に依存した状態になっていた
• 判断の基準を言語化する作業が、最も時間がかかる
• 説明できない工程は、惰性でやっていた可能性がある
• 渡す予定が無くても、整理する価値がある
• 理由が分からないものは、理由があると考えて残す